Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

De stad groeit en ontwikkelt zich en stelt daarmee andere eisen aan onze organisatie en haar medewerkers. Het investeren in ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie, met een duidelijke richting en focus, is hierbij van belang. Onder meer op het gebied van ambtelijk vakmanschap (verankerd in Frapper Toujours), de digitale transformatie, leiderschap en gedrag. Dit vraagt om continue investering in onze medewerkers om de kwaliteit van onze dienstverlening en geleverde producten op pijl te houden. Medewerkers die zich sterk verbonden voelen met de uitgangspunten, overtuigingen en visie van de organisatie om dit mogelijk te maken, zijn gemotiveerd, ondernemend en werken goed samen. Dit zorgt ook op de langere termijn voor betere resultaten voor de stad.

In een nog te maken plan Organisatieontwikkeling 2024 worden concrete acties geprioriteerd, aan elkaar verbonden en ook gerelateerd aan budgetten, beschikbare tijd en het absorptievermogen van de organisatie.   

Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van door het college gevoerde bestuur
Artikel 213a Gemeentewet bepaalt dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Dit betekent dat het college zelf onderzoekt of zij met het gevoerde bestuur haar doelen bereikt (effectiviteit) in een afgewogen verhouding van prijs en kwaliteit (efficiëntie). De resultaten van dit onderzoek deelt zij met de raad, indien nodig voorzien van een verbeterplan.
Conform de Verordening periodiek onderzoek zenden wij gelijktijdig met de aanbieding van de stadsbegroting een onderzoeksplan naar de raad en naar de rekenkamer betreffende de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken. Vanaf de Stadsbegroting 2024 doen we dat in de paragraaf bedrijfsvoering.

Conform verordening richten we ons op twee onderwerpen:

1. Doeltreffendheidsonderzoek naar subsidiestroom rond het thema 'laaggeletterdheid'.
2. Doorontwikkelen fraude-risicoanalyse.

Per onderzoek werken we het onderzoeksplan uit.

1. Doeltreffendheidsonderzoek naar subsidiestroom laaggeletterdheid

Afweging:
Met uw raad is in 2013 afgesproken dat we jaarlijks een subsidiestroom onderzoeken op het bereiken van de doelstelling. Oftewel; als wij als gemeente een subsidie verstrekken, bereiken we dan ook het daarmee beoogde doel. Dit jaar doen we dat rond het thema “laaggeletterdheid”.

Het is onze ambitie dat “alle inwoners gelijke participatiekansen en optimale ontwikkelingsmogelijkheden hebben.” Geletterdheid is belangrijk voor de kansen van kinderen en volwassenen. Niet voor niets is één van onze doelen dat “we inzetten op het verbeteren van (digitale) geletterdheid en basisvaardigheden van volwassenen.”
Om dit doel te realiseren, werken we met veel (regionale) partijen samen. Onder andere Werkbedrijf Rijk van Nijmegen, de GGD, de bibliotheek en Bindkracht10. Maar ook verlenen we subsidie aan ROC Nijmegen. Het is een substantiële subsidie met een waarde van €1,4mln. Dit betreft een subsidie voor de gehele regio Rijk van Nijmegen die wij als contactgemeente verstrekken aan ROC Nijmegen via de middelen voor de Wet Educatie- en Beroepsonderwijs (WEB). ROC Nijmegen is een samenwerkingspartner waar we al jaren mee samenwerken en een partner met veel ervaring. Toch willen we onszelf scherp houden op de uitkomst van deze subsidiestroom; bereiken we er ook onze doelstelling mee.

Onderzoeksobject
De subsidiestroom aan ROC Nijmegen inzake bestrijden laaggeletterdheid op basis van de Wet Educatie- en Beroepsonderwijs.

Reikwijdte van het onderzoek
Als gemeente Nijmegen zijn we de contactgemeente voor de regio Rijk van Nijmegen. In de uitvoering van het onderzoek richten we ons op de effecten van deze subsidie voor Nijmeegse inwoners. We richten ons ook op de huidige periode van het regionaal uitvoeringsplan “Bevorderen basisvaardigheden bij volwassenen 2021-2024”

Onderzoeksmethode
Er zal sprake zijn van analyse van documenten van de gemeente Nijmegen (subsidieverlening, uitvoeringsplan, beleidsnotities) en – indien nodig én mogelijk – van ROC Nijmegen. Daarnaast zullen interviews een beeld geven over de resultaten. Dit zullen interviews zijn met medewerkers van de gemeente Nijmegen en ROC Nijmegen. Het observeren of participeren in een les en interviewen van cursisten zullen we aanvullend en indien nodig in de methode betrekken.

Doorlooptijd van het onderzoek
Uitvoering is voorzien in het eerste kwartaal van 2024. Oplevering van inzichten is gewenst in het tweede kwartaal 2024, omdat het huidige regionale uitvoeringsplan eind 2024 eindigt.

Wijze van uitvoering van onderzoek:
Betreft een samenwerking tussen verschillende interne teams van de organisatie. Het gaat dan om de Stadscontroller, team Onderzoek & Statistiek en de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling.

De waarborgen voor de onafhankelijkheid van de analyses, conclusies en aanbevelingen van het onderzoek
De Stadscontroller begeleidt het onderzoek en stelt de bestuurlijke rapportage op. De Stadscontroller opereert als adviseur van het ambtelijk management en is onafhankelijk gepositioneerd.

2. Doorontwikkelen fraude-risicoanalyse

Afweging:
In het verbeteren van onze werkprocessen kijken we vaak naar hoe het slimmer en sneller kan voor onze inwoners en onze die hebben we in de bedrijfsvoering voor het eerst een frauderisicoanalyse uitgevoerd. Daarin hebben we gekeken naar kwetsbare dienstverlening. Risico’s op fraude nemen we daarin niet zo vaak expliciet mee. Terwijl dat risico er wel is, gelet op de praktijkvoorbeelden. Denk aan het regelen van valse paspoorten voor de onderwereld, indienen van valse facturen of een medewerker die geld van de gemeente overmaakt aan zichzelf. Externe en interne fraude is helaas geen theoretisch risico; het gebeurt. De vraag is welke maatregelen we willen nemen.
In 2022 hebben we in de bedrijfsvoering voor het eerst een frauderisicoanalyse uitgevoerd. Daarin hebben we gekeken naar kwetsbare processen op vlakken innen, uitbesteden, uitkeren, verlenen, handhaven, geld en informatieverwerking. De accountant adviseert ons dit verder door te ontwikkelen en te borgen binnen de reguliere bedrijfsvoering. Met dit onderzoek willen we scherp krijgen wat er intern met de aanbevelingen uit 2022 is gedaan, of we nieuwe frauderisico’s lopen in (nieuwe) processen en hoe we komen tot structurele borging.

Onderzoeksobject:
We richten ons op de interne bedrijfsvoering. We gaan uit van onze bedrijfsfuncties en selecteren hier de kwetsbare activiteiten in.

Reikwijdte van het onderzoek
Betreft de gehele organisatie. Specifiek die afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een kwetsbaar werkgebied of activiteit.

Onderzoeksmethode
We gaan uit van bestaande rapportages en toetsen die op de actualiteit. Dat toetsen doen we middels gesprekken met medewerkers.

Doorlooptijd van het onderzoek
Derde en vierde kwartaal 2024.

Wijze van uitvoering van onderzoek
Het betreft een intern onderzoek. Onder leiding van de Stadscontroller zal het onderzoek uitgevoerd worden.

De waarborgen voor de onafhankelijkheid van de analyses, conclusies en aanbevelingen van het onderzoek
De Stadscontroller opereert als adviseur van het ambtelijk management en is onafhankelijk gepositioneerd. Zijn team zal het onderzoek begeleiden en de bestuurlijke rapportage optekenen.